Prezentacje
       Aktualnosci
       Serwisy
+ Nasz temat
+ Poradnik
+ Niezbędnik
       Platforma kontaktowa
       biurocentrum.pl
        Sekretariat

 2008-08-11
Zadania sekretarki
Sekretarka w jednym sekretariacie wykonuje dwie prace, bo... na jej głowie są zadania asystenckie i zadanie recepcyjne.
 
Sekretariat to miejsce, w którym odbywa się pierwszy kontakt klienta z biurem. To miejsce, w którym każdy powinien zostać potraktowany uprzejmie i profesjonalnie. W sekretariacie widoczne są od razu wszelkie plusy i minusy firmy, jej zła lub dobra organizacja, standard obsługi klienta, klimat panujący w firmie. Więc dobra sekretarka to podstawa!
 
Sekretariat
Kierownik każdego szczebla załatwia tylko te sprawy, których nie może załatwić inny, podporządkowany mu pracownik. Jednocześnie szef nie powinien wykonywać prostych czynności administracyjno-biurowych, jak np. odbieranie lub łączenie telefonów, rejestrowanie korespondencji, przepisywanie pism. Takie prace powinna wykonywać sekretarka. Oprócz tego sekretarka powinna wykonywać niektóre czynności wchodzące w zakres obowiązków kierownika. Bardzo często drobniejsze sprawy ze swego zakresu działania szef przekazuje do realizacji sekretarce. Sekretarka załatwia wtedy takie sprawy samodzielnie, bez udziału szefa. Sekretarka pełni więc w tym zakresie funkcję asystentki szefa i dlatego ta grupa zadań nosi nazwę zadań asystenckich. Do najważniejszych zadań asystenckich sekretarki należą:
·        współpraca z szefem
·        organizowanie pracy szefa
·        organizowanie wyjazdów służbowych szefa
·        organizowanie zebrań
Dobra współpraca sekretarki z szefem uzależniona jest od wzajemnych relacji. Zasady współpracy powinny być ustalone na początku i wynikać z zakresu odpowiedzialności pracownika. Oczekiwania szefa w stosunku do osób na stanowisku sekretarki dotyczą poziomu kwalifikacji zawodowych, jak również odpowiedniej aparycji i usposobienia, podejścia do pracy i umiejętności radzenia sobie z wieloma zadaniami naraz.
Współpraca z szefem zależy nie tylko od fachowości osoby będącej w sekretariacie, ale także od prawidłowego ustalenia zakresu obowiązków, dyspozycyjności osoby zatrudnionej w sekretariacie, jak i cech osobistych szefa i jego „prawej ręki”. Wiele decyzji jest też podejmowanych samodzielnie na poziomie sekretariatu, wiele spraw jest jedynie relacjonowanych szefowi. Ich załatwieniem również zajmuje się sekretariat.

Recepcja
W każdej firmie sekretariat jest tym miejscem, gdzie przyjmuje się i załatwia interesantów. Tu załatwia się ich sprawy lub kieruje do kompetentnych pracowników firmy. Również tutaj interesanci umawiani są na rozmowy z szefem oraz oczekują na przyjęcie przez niego. W sekretariacie przyjmuje się i łączy telefony od interesantów. Sekretariat działa w tym zakresie jak recepcja, dlatego ta grupa zadań nosi nazwę zadań recepcyjnych.
Sposób wykonywania przez sekretariat zadań recepcyjnych ma więc bardzo duże znaczenie przy tworzeniu odpowiedniego wizerunku firmy.
Sekretarka musi wykonać wiele zadań - nie może pozwolić sobie na nieskończenie długie dyskusje z interesantami. Kompetentna sekretarka powinna umieć ocenić danego klienta i dobrać odpowiedni sposób komunikacji z nim, aby dostarczyć takiej pomocy, jakiej rzeczywiście on potrzebuje, jaką firma chce mu zapewnić i asertywnie odmówić, gdy wymagania klienta sięgają zbyt daleko.
Kontakty z interesantami ułatwi na pewno przygotowanie specjalnego miejsca dla oczekujących gości – w samym sekretariacie. Wtedy trzeba pamiętać o zabezpieczeniu znajdujących się tam danych.
Jak więc zająć się interesantem?
·        Niezależnie od narodowości gościa sekretarka nigdy nie podaje ręki na powitanie. Ważnych gości wita wychodząc zza biurka.
·        Już w sekretariacie prosi się gościa o zdjęcie wierzchniego okrycia. Jeżeli gość nie może być od razu przyjęty przez szefa, należy poprosić go, by usiadł.
·        Osoba zatrudniona w sekretariacie wprowadza gościa do pokoju szefa i przedstawia go.
·        Sekretarka pełni rolę gospodyni i proponuje gościom napoje - nawet jeśli w sali stoi dystrybutor wody lub termosy z napojami. Napoje serwuje się zawsze na tacy.
·        Zazwyczaj zdarza się, że duża ilość pracy nie pozwala sekretarkom towarzyszyć gościom – pomocne wówczas będą udostępnione materiały informacyjne firmy lub świeża prasa.
·        Specyficzną grupę stanowią klienci zagraniczni – w tym przypadku sekretarka powinna posiadać wiedzę na temat obyczajów panujących w poszczególnych krajach i uszanować je.


AR    

Więcej naszych tematów   

       Komentarze  [0]dodaj   
  FORUM

     
o nas | kontakt
NA SKRÓTY:    akcesoria biurowe, przybory do pisania, papier i druki, oprawy dokumentów, archiwizacja dokumentów, organizacja biura, koperty i opakowania,
pieczątki i datowniki, biurowe maszyny, konferencyjna aparatura, RTV urządzenia i sprzęt, telefonia stacjonarna, telofonia GSM, internet, komputery, meble-biuro,
czystość i sprzątanie, ochrona, catering, żywność z dowozem, naprawa i serwis